10 قواعد للبريد الإلكتروني للحد من التوتر

تم نقله من مجلة المحاسبون الصادرة عن الهيئة السعودية للمحاسبين القانونيين

تم نقله بتصرف من مجلة أكونوميا  economia الصادرة في 29 مارس 2019.

إن البريد الإلكتروني والهواتف الذكية يمكن أن تسبب قدرآ كبيرآ من التوتر والإرهاق. يسمي الأكاديميون الاتصال المستمر والثابت من خلال هذه الوسائط بالضغط التقني (tech-nostress). وبالتالي، فإن العديد من الدول الأوروبية تقدم الآن للموظفين (الحق في قطع الاتصال).

إن طريقة استخدام البريد الإلكتروني معقدة، ولا يمكن وصفها ببساطة بأنها (جيدة) أو (سيئة). ويظهر البحث أن طبيعة الأشخاص ونوع العمل الذي يقومون به وأهدافهم، يمكن أن تؤثر في طريقة تفاعلهم مع البريد الإلكتروني.

الممارسة الجيدة في استخدام البريد الإلكتروني لا تتمثل فقط في تحديد كمية رسائل البريد الإلكتروني المرسلة، ولكن في تحسين جودة الاتصالات.

فيما يلي عشر نصائح للحد من ضغوط البريد الإلكتروني في العمل:

1 وضع الموضوع بطريقة صحيحة

ينبغي أن يكون الموضوع واضحآ وقابلآ للتنفيذ. يجب أن يوصل الموضوع تمامآ وبالضبط مضمون البريد الإلكتروني في ست إلى عشر كلمات، للسماح للمستلم بتحديد أولوية البريد الإلكتروني حتى دون فتحه. فعلى الأجهزة المحمولة، نجد أن كثيرآ من الأشخاص يكتفي فقط برؤية الأحرف الثلاثين الأولى من سطر الموضوع، لذا اجعله قصيرآ، ولكن اجعله وصفيآ بدرجة كافية لإعطاء فكرة عن محتوى البريد الإلكتروني بمجرد رؤية سطر الموضوع.

2 اسأل نفسك: هل البريد الإلكتروني هو الوسيط المناسب؟

هل أنت في نفس المكتب الذي يوجد به المرسل إليه؟

وهل يمكنك الذهاب والتحدث إلى الشخص؟ هل يمكنك الاتصال بالهاتف؟ في كثير من الأحيان يمكن لمثل هذه الأشكال الأخرى من التواصل أن تجنبك الاستخدام غير المجدي للبريد الإلكتروني المتكرر أخذآ وردآ.

يمكن أن تكون منصات المراسلة الفورية والمكالمات المرئية مثل Slack و Skype أكثر ملاءمة للرسائل الداخلية المتكررة أخذآ وردآ. تذكر أيضآ أن معظم النصائح الواردة أدناه تنطبق على جميع أنواع الاتصالات الإلكترونية.

3 لا ترسل البريد الإلكتروني خارج ساعات العمل

تظهر الأبحاث أن رسائل البريد الإلكتروني خارج ساعات العمل تجعل من الصعب على الأشخاص التعافي من ضغوط العمل.

حاول التأثير على الثقافة السائدة في شركتك عن طريق تجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها خارج ساعات العمل العادية.

يجب على الإدارة أن تكون مثالآ يحتذى به، وأن تتجنب الاتصال بموظفيها خارج ساعات العمل المعتادة. تقوم بعض مواقع العمل بإيقاف وصول البريد الإلكتروني إلى الموظفين خارج ساعات العمل. فكر في تطبيق ذلك مع الاحتفاظ بنظام الهاتف الاحتياطي للاتصال في حالات الطوارئ فقط.

4 استخدام خيار الاستلام المتأخر

يحب بعض الأشخاص دمج عملهم وحياتهم العائلية، وغالبآ ما يواصلون العمل من المنزل أثناء وقت فراغهم.

إذا كنت أحد هؤلاء الأشخاص، أو إذا كنت تعمل عبر مناطق زمنية، ففكر في استخدام خيار الاستلام المتأخر حتى لا ترسل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلا في يوم العمل التالي ولا تتداخل مع وقت فراغ الآخرين.

5 حافظ على أن تكون الرسائل إيجابية

فكر في جودة الاتصالات عبر البريد الإلكتروني وليس في كميتها فقط. يجب أن تركز التغييرات في استخدام البريد الإلكتروني أيضآ على جودة ما يتم إرساله ومراعاة مدى انفعالية الشخص المستلم.

تشير البحوث إلى أنه من السهل جدآ تصعيد النزاعات، وإساءة تفسير الرسائل عند التواصل عبر البريد الإلكتروني. لذلك إذا كان محتوى الرسالة ينطوي على أخبار سيئة، ففكر في العودة إلى النصيحة رقم 2: هل البريد الإلكتروني هو الوسيط المناسب؟

6 جرب عدم استخدام البريد الإلكتروني يوم الخميس (آخر يوم في الأسبوع)

من أجل تغيير ثقافة الشركة وجعل الناس يفكرون في طرق الاتصال الأخرى غير البريد الإلكتروني، جرب (عدم استخدام البريد الإلكتروني يوم الخميس) في أول خميس من كل شهر، أو ربما كل أسبوع. هذه مبادرة اقترحها خبراء من المنتدى الوطني للصحة والرفاهية في العمل، وتستخدمها الشركات في جميع أنحاء العالم. ويتم تشجيع الموظفين على ترتيب اجتماعات وجهآ لوجه أو بالهاتف، أو مجرد الحصول على أعلى رسائل البريد الإلكتروني التي لديهم بالفعل في صندوق الوارد الخاص بهم في ذلك اليوم.

7 اجعل أفضلياتك معروفة للآخرين

لقد أظهرت الأبحاث أن كثرة الرسائل الإلكترونية ليس هي فقط التي تسبب في حدوث توتر، بل أيضآ قلة البريد الإلكتروني يمكن أن تتسبب في ذلك نتيجة لعدم التوافق في أفضليات الاتصال بين أشخاص مختلفين. فقد يرغب بعض الأشخاص في استلام رسائل بريد إلكتروني، ويتعاملون بشكل أفضل مع حركة البريد الإلكتروني المرتفعة مقارنة بوسائل الاتصال الأخرى. بالنسبة لهؤلاء الأشخاص، قد يؤدي انخفاض كمية رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقونها إلى مزيد من التوتر بدلآ من تخفيفه. لذا فكر في الاختلافات الفردية لأفضليات الأشخاص، واجعل أفضلياتك معروفة للآخرين. أضف أفضليات الاتصال المفضلة لديك إلى توقيع بريدك الإلكتروني، سواء كان بريدآ إلكترونيآ، أو رسالة نصية أو فورية، أو مكالمة هاتفية.

8 إرجاع رسائل البريد الإلكتروني إلى الراسل عندما يكون الشخص المرسل إليه في عطلة

يبدو أن وجود مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني المتراكمة على مدار الأسبوع هو واحد من أكثر مصادر الضغط التقني للعاملين. فكر في إعداد نظام يتم فيه إرجاع رسائل البريد الإلكتروني إلى الراسل عندما يكون الشخص المرسل إليه في عطلة، مع توفير بريد إلكتروني بديل للطلبات العاجلة. ومن خلال ذلك ستجد البريد الوارد عند العودة سهل الترتيب.

9 تجنب استخدام الهواتف الذكية في وقت متأخر من الليل

تشير الأبحاث إلى أن استخدام الهواتف الذكية في وقت متأخر من الليل يقلل من قدرة الشخص على النوم، ويؤدي أيضآ إلى التفكير المستمر والتوتر بشأن العمل. وهذا بدوره يقلل من جودة النوم. اجعل السرير منطقة خالية من الهواتف للاستمتاع بنوم صحي.

10 احتفظ بهاتف عمل منفصل

اجعل هذا الجهاز هو الجهاز المحمول الوحيد الذي يمكنك من خلاله الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، ما يمنحك حرية إيقاف تشغيله بعد ساعات العمل. ضع في اعتبارك أيضآ إيقاف تشغيل (دفع) (push) البريد الإلكتروني (هذا هو المكان الذي يرسل فيه خادم البريد الإلكتروني إلى هاتفك أي بريد إلكتروني جديد عند وصوله إلى الخادم) وبدلآ من ذلك يمكن أن تختار جدولآ منتظمآ (مثلآ مرة واحدة في الساعة) بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها إلى هاتفك (وهذا يزيد أيضآ من عمر البطارية).